Alhamdulillah wa syukurillah, hajatan yang persiapannya panjang ini akhirnya terlaksana. Terlepas dari segala kurang lebihnya yah, acara hajatan akbar ini berlangsung dengan lancar dan tanpa kendala satu apapun. Selain dua keluarga (utamanya sohibul hajat), pihak yang patut diacungi jempol adalah sang Wedding Organizer (WO). (perlu digaris bawahi, postingan ini bukan postingan berbayar ya hoho)
Anyway, jujurly aku awam soal per-wedding organizer-an ini. Sering mempertanyakan apa sih pentingnya WO kalau kita semua yang sudah ngurusin segala hal tetek bengek langsung ke vendornya, ya gasih. Karenaa... waktu aku nikahanpun, gak pake jasa WO walaupun jumlah tamu ada sekitar 1500 pax. Tapi pada saat acara berlangsung kami dibantu oleh tim keluarga yang kebetulan punya personil untuk menghandle acara dan jujur aja waktu itu aku terima beres HAHAHA.. apa itu bridezilla? :p
Pengalaman pertama bersentuhan dengan WO ini saat pernikahan adikku yang pertama. Tidak terlalu punya experience yang berarti, karena pernikahan tersebut pada akhirnya harus dilakukan dengan sangat terbatas, mengingat saat itu sedang ada pemberlakuan pembatasan kegiatan karena pandemi Covid sedang naik daun. Saat itu aku melihat WO ini ngebantu banget dalam menghandle mobilisasi keluarga dan sebagai timer agar acara berjalan tepat waktu. (catatan : ini adalah POV aku sebagai anggota keluarga yang tidak ikut campur dalam teknis acara ya)
Pengalaman kedua dengan jasa WO adalah ketika adik kedua ku bertunangan. Nah di sini karena kebetulan aku jadi PIC keluarga inti, jadi items keperluan keluarga dari pihak aku, rundown acara dan semua yang berkaitan dengan keluarga CPP dalam koordinasi aku. WO ini selain membantu dalam arrangement acara, juga menjadi jembatan atau pihak ketiga antara keluarga ku dan keluarga calon iparku kala itu. Segala keperluan yang berkaitan dengan keluarga calon iparku cukup aku tanyakan ke WO, nanti WO nya yang menghandle nya untukku. Pada saat hari H acara juga WO ini yang kasi masukan ini itu dan yang sigap kalau kami perlu sesuatu.
Pengalaman ketiga ini yang rasanya aku bisa melihat lebih dekat dengan cara kerja WO di acara pernikahan adikku yang kedua. Begini ceritanya (ehm.. )
Sekitar dua atau tiga bulan sebelum hari H, aku diminta mengisi list/ detail PIC, info mengenai vendor-vendor yang aku handle, siapa saja yang nanti akan berperan dalam acara pernikahan, pokoknya segala detail dan keperluan keluarga besar pada saat acara pernikahan harus disampaikan kepada pihak WO. Sebulan sebelum hari H kami mengadakan rapat keluarga: keluarga CPW, keluarga CPP dan pihak WO. Gunanya untuk menyatukan informasi dari kedua belah pihak, baik pihak CPW dan pihak CPP, agar ketika nanti final meeting H-2 minggu, kedua belah pihak keluarga ini sudah ada dalam posisi satu suara. Sekali lagi pihak WO meminta informasi sedetail mungkin kepada pihak keluarga dan berkoordinasi dengan vendor-vendor yang berpartisipasi dalam acara. Nah, WO ini tidak hanya terima follow up yang dikerjakan oleh pihak keluarga, tapi juga follow up langsung ke vendor-vendor yang sudah keluarga pilih sebelumnya.
Dua minggu sebelum hari H, ada technical meeting bersama semua vendor (TMV), dan acara TMV ini berlangsung dalam handling WO/ bukan inisiatif dari keluarga : Memastikan dimana akan dilaksanakan TMV (biasanya TMV ini diselenggarakan di gedung dimana acara pernikahan akan berlangsung), ada konsumsi nya atau tidak, berapa orang yang akan hadir, memastikan para PIC dari masing-masing vendor hadir, pokoknya di TMV ini, semua pihak yang terlibat termasuk di dalamnya security juga hadir, sehingga semua tahu garis besar acara ini akan berlangsung seperti apa.
H-2 atau H-3 komunikasi aku dan ketua panitia dari pihak CPP dengan WO makin intens, khususnya untuk urusan keluarga CPP dan item-item yang menjadi tanggung jawab pihak CPP. Di sini grup chat WO semakin ramai. Masing-masing PIC dari WO mengenalkan diri lengkap dengan tugasnya nanti pada saat hari H. Bahkan, mereka minta nomor telfon masing-masing anggota keluarga agar mereka bisa berkomunikasi langsung dengan personil keluarga tersebut dan data nomor telfon yang sudah dikumpulkan tidak hanya sebagai penggugur kewajiban si WO dalam mengumpulkan data saja, mereka benar-benar menghubungi kami semua satu-satu. Dari situ sih aku baru nyadar "Oh.. gitu ya cara kerja WO yang benar 😂"
H-1 aku dihubungi oleh pic WO yang menghandle keluarga inti CPP kalau harus standby di gedung acara pukul 3.30 pagi untuk mulai make up, di situ aku yang HAHAHAHA PAGI BENER KAKAAKK, mohon maaf akuh bukan pengantennyaaa, tapi karena begitu kondisinya yasudah kita bagi tugas dengan suami untuk handle anak-anak saat aku sudah pergi ke gedung.
Hari H pukul 02.54 ada notif chat whatsapp masuk "pagi mba, apakah mba udah bangun? hehe aku udah mau sampai balsam ya". Batinku, wah.. bener bener nih WO total bener 😂.
3.20 pagi aku berangkat dari rumah, karena kebetulan rumahku belakang-belakangan sama tempat acara ya, tapi karena harus muter cari jalan keluar komplek yang gak ditutup (karena kepagian shay, gerbang komplek belum buka) akhirnya aku, mamaku, papaku dan cpp sampai di TKP sekitar jam 3.35 disambut oleh kakak PIC keluarga ku yang udah siap banget bekerja.
Melewati bapak-bapak yang sedang bekerja menyelesaikan dekorasi acara dan pelaminan, akhirnya aku sampai di ruangan VIP make up. Di sana sudah ada MUA akyu dan MUA yang handle mamaku 😂😂 dengan kondisi sudah ada wudhu (karena belum adzan subuh shay) aku langsung mulai make up. Lalu nanya ke mba MUA "mba, aku telat berapa menit?" | "16 menit kak" hahaha. pokoknya pagi itu rasanya pengen ketawa ajaa.. karena pagi banget make up nyaaa.
Oiya, PIC keluargaku ngapain? dia yang bantu susun barang-barang keluargaku yang mau dipakai, sungguh sangat terbantu sekali. Selagi aku make up, PIC keluargaku juga berkomunikasi dengan adik-adikku yang lain karena jam giliran make up nya sudah mau selesai. Pokoknya ada hal apapun, termasuk nyariin sepatu adikku yang terjatuh di tempat parkirpun dibantu sama PIC keluargaku inih 😅 Jujur aku tipe orang yang sat set ya, nah si WO ini lebih sat set dari aku, ibarat judul film, ini tuh film "Yes Man".
Setelah akad berlangsung, aku diinfo kalau lokasi make up aku diganti di ruangan VIP lainnya, yang berarti aku harus pindahin barang-barangku dari ruangan sebelumnya ke ruangan berikutnya dong. Aku bilang "oke, kita pindahin barang-barangnya sekarang", dijawab "sudah aku pindahin semua barang-barangnya ke VIP 2 mba", katanya dengan gendongin tas aku kemana-mana. Dan pas aku cek, bener aja semua sudah tersusun rapi 😂😂 wah mamaku yang dewa nya sat-set juga terpesona melihat ke gercepan pic ku yang satu itu.
Oiya, kembali lagi ke cara kerja WO yah. Aku baru tahu juga kalau semua progress acara diupdate di dalam grup chat WO. Mulai dari personil pertama WO yang hadir di lokasi, jumlah tamu hadir, proses catering dan seterusnya sampai jumlah papan bunga terdokumentasi dengan baik, sehingga seluruh pihak keluarga terupdate. Jujur sih baru terbuka mataku dengan cara kerja event organizer yang seperti ini. Menurutku pakai jasa WO ini sangat membantu dalam jalannya sebuah acara agar acara tersebut berjalan dengan baik, pemangku hajat happy, vendor-vendor happy, WO nya juga happy.
---
Lalu balik lagi ke pertanyaan yang ada di judul postingan ini. "Wedding Organizer, memangnya perlu?"
Menurutku, perlu banget guyss. Kalau budget mumpuni dan kamu gak mau pusing handling sebuah acara sampai ke hal hal terkecilnya sekalipun, bisa pakai jasa WO. Karena kadang kalau handle acara sendiri hal-hal printilan suka lupa saking banyak nya yang harus dipikirin. Kalau ada WO, mereka yang bantu mengingatkan hal-hal kecil tapi penting pada saat acara.
Pun jika kamu gak pakai WO, kamu bisa kerahkan tenaga keluarga untuk bantu handling acara kamu and thats okaaay! tapi tetap harus ada ketua panitia yang mengatur jalannya acara, sehingga koordinasi nya tetap berjalan dengan baik.
---
Wedding Organizer ini kalau aku gak salah juga banyak jasa yang ditawarkan. Kalau kamu mau menyerahkan semua kepemilihan vendor yang mau dipakai pada saat acara, atau bahkan kepengurusan ke KUA juga di handle lewat Wedding Organizer juga bisa loh. Tapi ya ada tentu saja kalau ada extra jasa, ada extra biaya juga ya boen. Bisa juga kok kalau kamu memilih reach-out dan deal dengan vendor-vendor nya sendiri, nanti daftar vendornya tinggal kamu kasih ke pihak WO, nanti WO yang akan berkoordinasi dengan vendor tersebut sampai dengan acara berlangsung.
---
Berhubung sekarang-sekarang ini lagi viral ada WO yang gak amanah (sampai dilaporkan ke kepolisian loh), maka ada baiknya jika mau menggunakan jasa WO, cari tahu reviewnya terlebih dahulu. Lihat portofolionya, tanya langsung ke WO nya, kalau perlu kamu kontak deh orang-orang yang pernah bekerja sama dengan WO yang hendak kamu pilih, tanya pendapatnya bagaimana dengan WO tersebut atau biasanya vendor-vendor pernikahan itu sudah kenal dengan WO yang berseliweran di dunia pernikahan, teman-teman juga bisa tanya vendor-vendor tersebut kira-kira WO ini kenal gak dan bagaimana performa nya WO tersebut dari sisi vendor.
Kurang lebih begitulah kesan-kesanku dengan kehadiran Wedding Organizer di acara pernikahan adikku kemarin. Buat yang mau melangsungkan pernikahan, semangat yaaa!! semoga persiapannya lancar. muach!
Salaam,
Puput Utami
